Em face à diversas situações que permeiam o uso das tecnologias contemporâneas na empresa, faz-se necessário a elaboração de um guia de boas práticas para o uso de tais recursos, com a finalidade de esclarecer e clarificar algumas questões importantes neste contexto.
Além disso, a elaboração de tal manual busca assegurar a segurança dos colaboradores e da própria empresa nos âmbitos legais.
Este manual pode ser produzido pelas equipes que utilizam tais ferramentas de modo colaborativo, ou ainda, por uma área específica como TI, por exemplo e, na seqüência, partilhado com os demais.
O importante é garantir que TODOS tenham ciência do conteúdo de tal documento, de modo a utilizarem as tecnologias contemporâneas disponibilizadas pelo empregador de modo homogêneo.
Não há um modelo de manual. Cada empresa deve desenvolver este guia de acordo com as características do seu negócio e dos recursos que utiliza. Porém, existem informações comuns que podem ser mencionadas:
a) Faça uma breve introdução justificando o motivo pelo qual tal material foi desenvolvido e o que se espera como resultado com a aplicabilidade das orientações nele contidas.
b) Esclareça, detalhadamente, como a empresa entende o uso ético e responsável de cada um dos recursos disponibilizados. Podem ser mencionados, entre outros:
o telefone fixo
o telefone celular
o e-mails – uso profissional e pessoal, formatação e layout, adequação de linguagem
o uso da web em horário de expediente
o acesso a redes de relacionamento
o uso dos servidores da empresa para armazenagem de arquivos pessoais
o Downloads e uploads
o acesso a rádios on-line
o gerenciamento de impressão
o empréstimo de softwares
o softwares piratas
o Vírus - conseqüências de um vírus na empresa
o questões de ergonomia
o problemas de saúde decorrentes do mau uso do computador
c) Também podem ser mencionadas informações gerais, como uso de imagem, direito autoral, cyberbulling, pedofilia, predadores sexuais virtuais, clonagem de dados, ataque de hackers, fakes, armadilhas mais comuns da web.
d) Pode-se solicitar a assinatura do funcionário, validando a ciência do documento.
Na verdade, não é a simples elaboração de um manual de boas práticas que vai solucionar todos os problemas de mau uso das tecnologias na empresa. Aliás, o objetivo não é este. É atuar de modo preventivo e educativo.
Os funcionários, de modo geral, cometem erros não de modo intencional mas por falta de conhecimento e orientação.
A elaboração e divulgação de um material com este, tem uma proposta pedagógica e formativa e como tal, demanda tempo e esforço do grupo como um todo.
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Danielle Lourenço
Pedagoga e consultora de tecnologia responsável
41-9114-1221